網際網路的盛行，使人們越來越依賴電子郵件（e-mail）的溝通模式，似乎除了電話之外，e-mail已成為第二順位的溝通選擇。電子郵件除了「溝通」的特點之外，還兼具提醒、通知、條列式說明的特色。在職場上，想要寫好一篇得體又專業的商用e-mail書信，您必須要有幾項基本能力： 一、通曉商業術語及慣用語 二、良好的英文基礎 三、得體的書面禮儀 本書就是教您如何善用電子郵件，讓e-mail成為您無往不利的溝通工具。 一般而言，一封e-mail包含以下幾個主題： 一、 Heading信頭 二、 Salutation稱謂 三、 Body of letter正文 四、 Terms of respect敬辭 五、 Signature簽署 六、 Postscript附註說明 在上述主題中，各自有不同的表現方式，您必須先瞭解其中的內容定位及書寫步驟。您可以在下一頁看見一封商業書信的e-mail範例，幫助您更加瞭解其商用英文書信的基礎結構。 ※商業e-mail結構範例 Date Sent: Tue, 5 May 2006 From: Sophia Subject: Our new order To: Chris Cc: Maria
Dear Chris,
We have not received your order since last October. We need to find out what the trouble has been. It is our policy to render the best service to customers. You have always been considered as one of our regular customers, for you have given us remarkable patronage. We hope to have the pleasure of serving you again soon. Your kind reply will be much appreciative.
Sincerely yours,
Sophia Chang
P.S. We need you and we do not want to lose your business. 一、Heading「信頭」 利用e-mail作為商用書信的溝通管道時，首先，你必須要瞭解每一種e-mail工具所代表的意義，在撰寫商用書信時，才能更事半功倍地發揮其功效。 在一般的e-mail發信軟體中，都會有一制定的“Heading”(信頭)格式，雖然各家郵件軟體的格式不盡相同，但是所提供的功能是大同小異的，您可以依照個人的使用習慣或公司的安排，使用不同的郵件軟體。 以下這些信頭的內容代表的意義皆不同，您不得不了解其重要性。 (一)Date Sent「寄件日期」
Chapter 1 撰寫e-mail英文商用書信的訣竅 ※商業e-mail結構範例 一、Heading「信頭」 二、 Salutation「稱謂」 三、 Body of letter「正文」 四、Terms of respect「敬辭」 五、Signature「簽署」 六、Postscript「附註說明」 七、Attached file隨信附加檔案
Chapter 2 常用商業例句 Unit 1Introduction自我介紹 Unit 2 Appointment會面 Unit 3Arrangement for an appointment 約定會面 Unit 4 Make sure for the appointment 確定會面 Unit 5 Cancel the appointment 取消會面約定 Unit 6 Reschedule the appointment 更改會面行程 Unit 7 Postpone the appointment 延後會面行程 Unit 8 Proposal提議 Unit 9 Agency代理權 Unit10 Inquiry詢價 Unit11 Offer報價 Unit12 Bargain議價 Unit13 Sample樣品 Unit14 Catalogue目錄 Unit15 Reply回覆 Unit16 Before making an order訂購前 Unit17 Make an order下訂單 Unit18 Delivery運送 Unit19 Shipment出貨 Unit20 Packing包裝 Unit21 Description of goods商品說明 Unit22 Payment付款 Unit23 Negotiation協調 Unit24 Complaint 抱怨 Unit 25 Compensation賠償 Unit 26 Apology道歉 Unit 27 Ending 結語
Chapter 3 常用商業名詞常用商業名詞 Unit 1 Promotion 開發 Unit 2 Order 訂單 Unit 3Inquiry查詢 Unit 4 Offer報價 Unit 5 Packing包裝 Unit 6 Payment付款 Unit 7 Insurance保險 Unit 8 Agency代理 Unit 9 Regret & Thanks道歉 & 感謝 Unit 10 Claim索賠
Chapter4 商業書信範例商業書信範例 Unit 1【請國外工會介紹客戶】 Unit 2【請合作夥伴介紹客戶】 Unit 3【公司自我介紹】 Unit 4【業務的介紹】 Unit 5【表明對商品有興趣】 Unit 6【要求提供商品型錄】 Unit 7【提供所需的樣品】 Unit 8【商品的需求量】 Unit 9【商品的數量】 Unit10【商品報價】 Unit11【報價詢問】 Unit12【延誤詢價】 Unit13【回覆對方的來信】 Unit14【回覆議價】 Unit15【取消報價】 Unit16【代理權談判】 Unit17【財務信譽諮詢】 Unit18【拒絕對方提出的合作計畫】 Unit19【久未接獲訂單】 Unit20【訂單催促】 Unit21【確認合約】 Unit22【取消訂單】 Unit23【船運】 Unit24【交貨的時間】 Unit25【提早出貨】 Unit26【商品短缺】 Unit27【品管不良】 Unit28【回覆不滿意商品品質】 Unit29【賠償事宜】 Unit30【接受索賠】 Unit31【立即付款請求】 Unit32【樣品費催款】 Unit33【失控的狀況】
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